Datenbereinigung im Gesundheitswesen: Wie Daten für Krankenhäuser und Lieferanten zu Diamanten werden

• Ignacio Garcia, Manager, Content EU

Daten werden für Unternehmen und Organisationen immer wichtiger – allerdings nur, wenn sie bereinigt und normiert sind. Weil die Anforderungen an Daten im Gesundheitswesen außergewöhnlich hoch sind, kommen Krankenhäuser und Lieferanten an einer Datenbereinigung nicht vorbei. Welche Vorteile sichern sich die Akteure durch eine Data-Cleansing-Lösung? Und wie sieht der Prozess der Datenbereinigung im Gesundheitswesen aus, um Daten zu Diamanten werden zu lassen?

Unsaubere Daten mindern Ihre Bilanz

Zugegeben, Datenbereinigung ist nicht gerade ein Thema, mit dem Sie Ihre Gäste auf einer Familienfeier vom Hocker reißen. Kaum jemand wird sagen, dass das Thema sexy ist. Behaupten Sie allerdings, dass Sie Daten zu Diamanten machen können, sieht es wahrscheinlich ganz schnell anders aus. Nichts anderes machen Sie aber als Unternehmen oder Organisation, wenn Sie Ihre Daten richtig bereinigen und sauber halten: Sie werten die Daten auf und sichern sich dadurch zahlreiche Vorteile, auf die ich gleich näher eingehen werde.

Lassen Sie uns vorher kurz über die Dringlichkeit dieses Themas sprechen, die sich an einer Studie von Experian ablesen lässt. Demnach schlummern bei vier von fünf Unternehmen unsaubere Daten in den Systemen – mit weitreichenden Folgen für die Bilanz: Diese Unternehmen büßen laut Experian aufgrund der fehlerhaften Daten durchschnittlich 15% bis 25% ihres Umsatzes ein. Es wäre grob fahrlässig, dem Thema Datenbereinigung keine Beachtung zu schenken. Also fangen wir damit gleich mal an.

Was ist Datenbereinigung?

Im Internet kursieren viele Definitionen, im Grunde lässt sich das Thema aber auch ganz einfach beschreiben: Bei der Datenbereinigung werden ungenaue und irrelevante Daten identifiziert und korrigiert. Dabei handelt es sich meistens um fehlende Einträge, falsche Werte oder Tippfehler, die für Unternehmen eine lästige und teure Angelegenheit werden.

Datenbereinigung: Welche Vorteile haben saubere Daten?

Natürlich müssen sowohl Krankenhäuser als auch die Lieferanten von medizinischen Produkten ihre Bilanz im Auge behalten, mit einer umfassenden Datenbereinigung sichern sich Organisationen und Unternehmen aber weitaus mehr Vorteile. Das Gesundheitswesen ist wie kaum eine andere Branche auf saubere Stammdaten angewiesen. Wer seine Daten aber richtig bereinigt, profitiert auch umso mehr von den folgenden Vorteilen.

1. Bessere Entscheidungsfindung

Entscheidungen sind nur so gut, wie die Daten, auf deren Grundlage sie getroffen werden. Wenn wichtige Entscheidungen auf Fehlinformationen beruhen, kann dies negative Folgen haben, vor allem im Gesundheitswesen. Worst Case: Krankenhäuser bestellen falsche Produkte, sodass bereits geplante Operationen verschoben werden müssen.

Auf der anderen Seite haben auch die Lieferanten ein begründetes Interesse daran, ihre Daten zu bereinigen, um gezielte Entscheidungen treffen zu können. Wenn Unternehmen wissen, welcher Kunde welches Produkt wann abnimmt, können Produktion und Lagerung angepasst und Prozesse optimiert werden.

2. Zeitgewinn

Haben Sie gewusst, dass Angestellte im Schnitt 20% ihrer Zeit dafür aufwenden, nach den richtigen Informationen zu suchen, um ihren Job machen zu können? Zahlreiche Studien verweisen auf das branchenübergreifende Problem, das im Gesundheitswesen oft noch gravierender ist als in anderen Branchen. Weil die Anforderungen an Medizinprodukte so hoch sind, verwenden Einkäufer oder Pflegekräfte in einem Krankenhaus überdurchschnittlich viel Zeit mit der Suche und der Bestellung von Produkten und medizinischen Geräten.

Durch die Bereinigung von aktuellen und sauberen Stammdaten finden klinische Angestellte nicht nur schneller die Produkte, die sie suchen, sie vermeiden auch Fehler in den Bestellungen. Das spart zusätzlich Zeit, die auf Seiten der Gesundheitsorganisationen und Lieferanten für die Fehlersuche und die Korrektur von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen entstehen.

3. Höhere Arbeitsmoral

Der Fachkräftemangel ist längst auch im Gesundheitswesen angekommen. Die Corona-Pandemie hat der Branche noch einmal mehr vor Augen geführt, wie unzufrieden die Mitarbeiter häufig sind. Dabei ist unbestritten, dass die Mitarbeiterbindung und -gewinnung nicht nur von der Bezahlung und Belastung abhängt, sondern auch von der Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

Eine mindere Datenqualität kann die Mitarbeiter ausbremsen, sie frustrieren und die Arbeitsmoral in nicht unerheblichem Maße gefährden. Umgekehrt gilt: Je besser die Daten, desto zufriedener sind Stationsmitarbeiter, Einkäufer und auch die Mitarbeiter im Wareneingang sowie Controlling, die sich auf ihre zentralen Aufgaben konzentrieren können.

4. Effizientere Supply-Chain-Prozesse

Kleine Fehler in den Stammdaten können die Supply-Chain-Prozesse von Gesundheitsorganisationen und Lieferanten gleichermaßen ineffizient machen. Ungenauigkeiten oder fehlende Artikelinformationen lösen schnell eine Kettenreaktion aus, die Auswirkungen auf die gesamte Lieferkette hat. Haben sich Fehler in den Stammdaten eingeschlichen, sind auch prozessbezogene Ereignisse wie Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen oder Zahlungen von diesen Fehlern betroffen.

Mit bereinigten Daten und einem regelmäßigen Abgleich der Daten zwischen den Handelspartnern, in unserem Fall zwischen Krankenhäusern und Lieferanten, optimieren die Akteure ihre Lieferketten. Dadurch senken Kliniken und Organisationen nicht nur ihre Prozesskosten, sondern optimieren auch die nachgelagerte Supply Chain.

5. Bessere Patientenversorgung

Im Verlauf ist es schon angeklungen, aber alle bereits genannten Vorteile der Datenbereinigung gehen mit dem wichtigsten Vorteil überhaupt einher: einer besseren Patientenversorgung. Wenn Kliniken und Lieferanten von medizinischen Produkten und Verbrauchsgütern ihre Daten bereinigen und aufeinander abstimmen, optimieren sie ihre Supply-Chain-Prozesse und garantieren, dass Produkte zur richtigen Zeit am richtigen Ort ankommen, um Patienten rechtzeitig zu behandeln und Menschenleben zu retten.

Der Weg zu sauberen Daten: Wie gehen Sie bei der Datenbereinigung vor?

Die theoretischen Vorteile der Datenbereinigung liegen auf der Hand, die praktische Herangehensweise bei der Stammdatenpflege ist mit Blick auf die Tausenden Artikeldaten in den Systemen allerdings eine Mammutaufgabe, die vor allem Krankenhäuser kaum allein stemmen können. Sie setzen bei der Datenbereinigung deshalb auf externe Dienstleister, die Zugang zu den Lieferantendaten haben, um die Informationen abzugleichen und zu bereinigen.

Im Optimalfall setzen Sie beim Data Cleansing auf einem vierstufigen Ansatz, mit dem Sie die Grundlage für optimierte Supply-Chain-Prozesse legen und von den oben genannten Vorteilen profitieren:

• Phase 1: Validierung der Produktdaten auf Hersteller- und Lieferantenseite auf Basis etablierter Regelwerke (zum Beispiel nach dem COVIN-Standard)
• Phase 2: Datenabgleich zwischen Krankenhaus- und Lieferantendaten (bspw. Artikelnummern, Artikelbeschreibungen und Verpackungsinformationen)
• Phase 3: Manuelle Datenbereinigung (Nicht-erkannte Artikel werden zugeordnet, Duplikate entfernt und fehlerhafte Informationen geprüft und korrigiert)
• Phase 4: Transfer der bereinigten Daten in das System des Krankenhauses

Der Datenabgleich, das sogenannte Data Mapping, ist ein elementarer Schritt auf dem Weg zu sauberen Daten. Mindestens genauso wichtig ist aber die manuelle Datenbereinigung von Branchenexperten, die die Anforderungen an Bestellungen und damit auch an die Stammdaten im Gesundheitswesen kennen.

Bereinigte Daten für eine bessere Patientenversorgung

Sie merken, das Thema Datenbereinigung kann gar nicht hoch genug auf Ihrer Agenda stehen, vielleicht nicht auf Ihrer Familienfeier, so aber zumindest in Ihrem Business-Plan. Ganz egal, ob Krankenhaus oder Lieferant – mit einem ausgereiften Ansatz für die Datenbereinigung steigern Sie die Datenqualität und legen den Grundstein für eine optimierte Lieferkette. Beide Seiten sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern tragen auch maßgeblich dazu bei, die Patientenversorgung nachhaltig zu verbessern.

Es lohnt sich nicht nur aus finanziellen Gründen, die Daten zu Diamanten zu machen. Viel wichtiger ist meiner Meinung nach der moralische Faktor, der im Gesundheitswesen immer eine zentrale Rolle spielen sollte. Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne, die mit Prozessoptimierungen einhergehen, sind immer im Interesse von Kliniken und Lieferanten. Beide Seiten sollten aber vor allem eines im Hinterkopf haben, wenn sie ihre Stammdaten auf den Prüfstand stellen: Bereinigte Daten können die Versorgungsqualität sichern und damit auch die Patientenversorgung verbessern.

Ignacio Garcia

Manager, Content EU