Datenmanagement im Krankenhaus: Stolpersteine auf dem Weg zu sauberen Daten für eine optimierte Beschaffung

• Adrian Bedö, Senior Product Manager Content Solutions

Eine hohe Datenqualität bildet zwar auch im Gesundheitswesen den Grundstein für ein effizientes Beschaffungswesen, der Weg dahin ist mitunter aber steinig. Welche Stolpersteine müssen Verantwortliche in Krankenhäusern beachten? Wie lassen sich die Herausforderungen angehen? Und warum benötigen Kliniken einen starken Partner, der sie nicht nur mit den richtigen Lösungen ausstattet, sondern beim Thema Datenqualität auch die Lieferanten mit ins Boot holt?

Daten im Fokus – doch was ist eigentlich mit der Datenverarbeitung?

Es ist längst kein Geheimnis mehr, dass die Zukunft des Gesundheitswesens von Daten bestimmt wird. Das gilt nicht nur am Point of Care mit der elektronischen Patientenakte, sondern fängt schon mit der Beschaffung von medizinischen Produkten an. Ob Krankenhaus oder Lieferant, beide Seiten der Lieferkette benötigen aktuelle und fehlerfreie Daten, um ihre Prozesse zu optimieren, das Risiko von Lieferengpässen abzufedern, die Kosten für die Versorgung zu senken und die Patientenergebnisse zu verbessern.

Die gute Nachricht ist, dass das Thema spätestens seit der Corona-Pandemie in den Fokus gerückt ist. Laut einer Studie von Aruba ist der Stellenwert von Daten im Gesundheitswesen auf einem nie dagewesenen Niveau. Rund drei Viertel der IT-Verantwortlichen in der Branche versuchen sich sogar schon an Anwendungen aus den Bereichen Künstlicher Intelligenz (KI), Internet der Dinge (IoT) und maschinelles Lernen. Das Problem: Viele der Befragten können die generierten Daten nicht verarbeiten. Die Daten sind da, die Datennutzung und das damit verbundene Datenmanagement wird für viele Krankenhäuser aber zu einem Stolperstein.

Herausforderungen beim Datenmanagement im Krankenhaus

Für mich ist das nicht überraschend, denn das Datenmanagement gestaltet sich in keiner Branche so herausfordernd wie im Gesundheitswesen. Mit Blick auf die Zusammenarbeit mit Herstellern und Lieferanten von medizinischen Produkten, die zur richtigen Zeit am richtigen Ort ankommen müssen, stehen Krankenhäuser vor sechs großen Herausforderungen:

1. Fehlen einer Single Source of Truth für Data Sourcing und Data Management

Krankenhäuser arbeiten traditionell mit mehreren Herstellern und Lieferanten zusammen, die ihre Produktkataloge über eigene Lösungen oder Excel-Dateien bereitstellen. Einkäufern und Logistikern fehlt deshalb meistens ein zentraler Zugang zu allen für sie relevanten Basis-Stammdaten und den dazugehörigen Produktinformationen. Damit ist es schier unmöglich, die benötigten Produkte einfach und intuitiv zu finden, geschweige denn, alle Daten stets auf dem aktuellen Stand zu halten.

2. Manuelle und damit ineffiziente Prozesse

Der Umstand, dass gleich mehrere Systeme für das Datenmanagement genutzt werden, führt zwangsläufig zu manuellen Prozessen. Weil das Übertragen der Daten in die Materialwirtschaft häufig durch Abtippen geschieht, schleichen sich Fehler ein. Diese Prozesse sind nicht nur fehlerbehaftet, sie kosten den verantwortlichen Personen auch unnötig viel Zeit und sind damit hochgradig ineffizient.

3. Medienbrüche innerhalb der Organisation

Die manuellen Prozesse gehen mit Medienbrüchen innerhalb der Organisation einher. Während in anderen Bereichen auf Schnittstellen gesetzt wird, sucht man nahtlose Datenflüsse im Bereich der Stammdatenpflege weiterhin vergeblich. Von einer Vernetzung einer Datenmanagement-Lösung mit dem Warenwirtschaftssystem, aus dem in der Regel die Bestellungen ausgelöst wird, sind die meisten Krankenhäuser in Deutschland weit entfernt.

4. Keine klare Rollenverteilung und Nutzung unterschiedlicher Dateiformate

Erschwerend kommt hinzu, dass es in vielen Krankenhäusern keine klaren Verantwortlichkeiten für das Datenmanagement gibt. Häufig arbeiten mehrere Personen aus unterschiedlichen Abteilungen daran, Fehler in den Stammdaten zu korrigieren oder neue Artikel anzulegen. Wenn Einkäufer, Logistiker oder das klinische Personal keine einheitlichen Vorgaben für die Stammdatenpflege beachten, sondern unterschiedliche Dateiformate anstatt eines zentralen Artikel-Masters nutzen, ist es kaum verwunderlich, dass mitunter wichtige Produktinformationen nicht den Weg in die Krankenhaus-Systeme finden.

5. Mindere Datenqualität auf Seiten der Industrie

Selbst wenn Krankenhäuser die vier oben genannten Herausforderungen aus dem Weg räumen können, so sind sie immer noch von der Datenqualität auf Seiten der Industrie abhängig. Und die ist laut einer Studie der Sana Einkauf & Logistik GmbH auf einem erschreckend niedrigen Niveau. Demnach beklagen fast 50% der Hersteller und Lieferanten von medizinischen Produkten eine unzureichende Datenqualität in ihren Systemen. Das Problem liegt auf der Hand: Wenn fehlerhafte Stammdaten weitergegeben werden oder wichtige Produktinformationen fehlen, können Krankenhäuser ihre Prozesse für das Datenmanagement optimieren, wie sie wollen – eine hohe Datenqualität lässt sich so kaum erreichen.

6. Gestiegene Komplexität durch neue regulatorische Anforderungen

Mit der Medical Device Regulation (MDR), die bereits im Mai 2017 in Kraft getreten ist, sind die Anforderungen an die Datenqualität und die damit verbundene Datentiefe nochmals gestiegen. Mehr Komplexität birgt vor allem die Einführung eines einheitlichen Systems für die Kennzeichnung von Medizinprodukten, die sogenannte Unique Device Identification (UDI). Dieses Konzept der eindeutigen Produktkennzeichnung, das eine Registrierung aller Produkte in der Europäischen Datenbank für Medizinprodukte (EUDAMED) nach sich zieht, wird für Hersteller zu einer Herkulesaufgabe, die allerdings angegangen werden muss, um die regulatorischen Anforderungen zu erfüllen und die Datenqualität im Gesundheitswesen zu verbessern.

Warum eine hohe Datenqualität über die Industrie führt

Sie merken, beim Datenmanagement im Krankenhaus warten viele Hürden, die die meisten Kliniken nicht mal eben im Vorbeigehen nehmen können. Die Stolpersteine, um nicht nur einen Zugriff auf hochwertige und umfassende Stammdaten zu erhalten, sondern diese Daten auch effizient zu verwalten und organisationsübergreifend zu nutzen, können Krankenhäuser nur mit einem starken Partner aus dem Weg räumen, der beide Seiten der Lieferkette miteinander vernetzt und beim Thema Datenqualität auch die Industrie mit ins Boot holt.

Wir bei GHX haben mit unserem GHX Masterkatalog eine verlässliche Quelle für saubere und angereicherte Produktdaten geschaffen, die die Basis für unsere intelligente Lösungen für das Data Sourcing und die Stammdatenpflege im Krankenhaus bildet. Kliniken und andere Gesundheitsorganisationen sichern sich dadurch nicht nur einen zentralen Zugriff auf die von mehr als 800 Lieferanten bereitgestellten Stammdaten und Produktinformationen, sie können die Daten auch effizient verwalten und sie mittels Data-Mapping- und Data-Clearing-Verfahren nahtlos in ihre Systeme übertragen.

COVIN-Regelwerk als Bestandteil des GHX Katalog-Templates 5.2

Auf die neuen Anforderungen an die Datenqualität im Gesundheitswesen, die mit der Medical Device Regulation einhergehen, haben wir bei GHX ebenfalls reagiert, indem wir das GHX Katalogformat weiterentwickelt haben. Die Anpassungen des Templates, das in der Branche als führender Standard gilt, umfassen nicht nur neue Attribute wie EUDAMED-Informationen, sondern berücksichtigen in Zukunft auch die Regelwerke und Standards nach COVIN. Hersteller können so vorab prüfen, ob ihre bereitgestellten Daten den definierten Anforderungsstandards erfüllen, und notfalls Korrekturen vornehmen, um valide und qualitativ hochwertige Daten mit ihren Geschäftspartnern zu teilen.

Indem Lieferanten und Hersteller ihre Stammdaten und Produktinformationen über das neue GHX Katalogformat V5.2 bereitstellen und Krankenhäuser die bereitgestellten Daten an einem zentralen Ort suchen, effizient verwalten und nahtlos in ihre Systeme verteilen, wird nicht nur die Datenqualität im Gesundheitswesen verbessert. Die Akteure legen dadurch auch die Grundlage für effizientere Supply-Chain-Prozesse, und tragen so maßgeblich dazu bei, eine kostengünstige und gleichzeitig hochwertige Gesundheitsversorgung zu erreichen.

Adrian Bedö

Senior Product Manager Content Solutions

Adrian Bedö, Senior Product Manager Content Solutions bei GHX Europe, ist ein ausgewiesener Produktmanagement-Experte mit mehr als 12 Jahren Erfahrung in der B2B-Software-Branche. Mit seinem Fachwissen, das er aus seiner langjährigen Vergangenheit im Management von End-to-End-Produktlebenszyklen für Software as a Service (SaaS)-Lösungen zieht, konzentriert sich Adrian Bedö auf die Entwicklung und Bereitstellung hochwertiger Technologien für das Content Management und die Stammdatenpflege im Gesundheitswesen.