Elektronische Rechnung im Gesundheitswesen: Welche Folgen hat die Einführung der E-Rechnung für Krankenhäuser und Lieferanten im Gesundheitswesen?

• Joanna Chelimala, Senior Product Manager e-Invoicing

Lange Zeit nur Kür, jetzt wird die E-Rechnung auch im deutschen Gesundheitswesen zur Pflicht – allerdings nur schrittweise. Was sind die Folgen der verpflichtenden E-Rechnung? Welche Fristen gelten für wen? Und inwiefern profitieren sowohl Krankenhäuser als auch Lieferanten, wenn sie ihre manuellen Rechnungsprozesse durch elektronische Rechnungen ablösen?

Wachstumschancengesetz macht die E-Rechnung zur Pflicht

32 Milliarden – so viele Papierrechnungen werden Schätzungen zufolge noch immer jährlich verschickt. Nicht etwa weltweit, sondern nur in Deutschland. Während andere Länder rund um den Globus schon von den Vorteilen der elektronischen Rechnung profitieren, setzen Unternehmen hierzulande für die Rechnungsstellung und -verarbeitung immer noch gerne auf manuelle Prozesse. Allerdings nicht mehr lange. 

Mit dem Wachstumschancengesetz macht der deutsche Gesetzgeber die E-Rechnung ab 2025 nämlich zur Pflicht. Durch Änderungen am Umsatzsteuergesetz und damit verbunden an weiteren umsatzsteuerlichen Regelungen kommen Unternehmen in Deutschland künftig nicht mehr an der elektronischen Rechnung vorbei. Die gute Nachricht für alle Nostalgiker und Freunde der Papierrechnung: Die E-Rechnung wird in Deutschland schrittweise eingeführt – und dennoch stehen Unternehmen unter Zugzwang, wie Sie gleich erfahren werden.

Was ist eine E-Rechnung?

Bevor ich auf den Zeitplan für die Einführung der E-Rechnung in Deutschland, die damit verbundenen Fristen und Vorteile für Krankenhäuser und Lieferanten im Gesundheitswesen eingehe, widmen wir uns aber zunächst einmal einer ganz banalen Frage: Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Wenn Sie davon ausgehen, dass es sich bei einer PDF-Rechnung, die Sie in der Regel per E-Mail verschicken oder erhalten, um eine elektronische Rechnung handelt, muss ich Sie leider enttäuschen. Das Problem bei der PDF-Rechnung ist, dass Sie die Datei elektronisch versenden und empfangen, nicht aber automatisch verarbeiten können. Das gleiche gilt für Papierrechnungen, die zwar digitalisiert, aber wie PDF-Rechnungen nicht in einem strukturierten Format versendet werden.

Laut dem bereits angesprochenen Wachstumschancengesetz ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die unter Verwendung bestimmter Dokumentenformate elektronisch ausgestellt, übermittelt, empfangen, verarbeitet und gespeichert werden kann. Wenn Sie so wollen, sind elektronische Rechnungen ihr Leben lang digital – von der Erstellung über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung.

Zeitplan für die Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland

Was erst einmal praktisch klingt, ist für die meisten Unternehmen mit viel Arbeit verbunden. Und damit sollten Sie besser heute als morgen loslegen. Faktisch sind nämlich alle Unternehmen und Organisationen, also auch Krankenhäuser sowie Hersteller und Lieferanten von medizinischen Produkten, ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Sollten Sie die Anforderungen nicht erfüllen, begehen sie juristisch gesehen einen Gesetzesverstoß und müssen mit Sanktionen rechnen – von Geldstrafen bis zum Verlust steuerlicher Vorteile.

Es gibt allerdings einen Ausweg, zumindest für 24 Monate: Sollte der Rechnungssteller damit einverstanden sein, können sich die Parteien für die Jahre 2025 und 2026 darauf verständigen, Rechnungen weiterhin in Papierform auszutauschen. Mit dem Jahr 2027 wird auch die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend, allerdings nur für Unternehmen, die im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht haben – eine Ausnahmeregelung, hinter der sich die Beteiligten nur bis 2027 verstecken können. Mit dem Beginn des Jahres 2028 dürfen Unternehmen – unabhängig von der Firmengröße oder dem Umsatz – ihre Rechnungen nur noch elektronisch austauschen.

Hintergründe zur Einführung der elektronischen Rechnung

Die verpflichtende E-Rechnung fällt nicht vom Himmel, sondern wurde von den Gesetzgebern schon vor lange Zeit auf den Weg gebracht. Der Startschuss in der Europäischen Union fiel mit der Richtlinie 2014/55/EU, die die Mitgliedsstaaten dazu verpflichtete, den elektronischen Rechnungsempfang durch die öffentliche Verwaltung gemäß den festgelegten Vorgaben sicherzustellen. Die technische Grundlage bietet die sogenannte Kernrechnung EN 16931, ein Format-Standard, der vom europäischen Normungsgremium CEN ausgearbeitet und an die EU-Mitgliedstaaten weitergegeben wurde.

Nachdem Deutschland die Vorgaben der Europäischen Union mit dem E-Rechnungsgesetz in nationales Recht umsetzte und die elektronische Rechnungsstellung in der öffentlichen Verwaltung (B2G) damit schon 2018 zur Pflicht machte, wird nun auch im B2B-Bereich nachgezogen. Die Grundlage für das eingangs erwähnte Wachstumschancengesetz bildet ein von der Europäischen Kommission veröffentlichter Richtlinienentwurf im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA). Ziel ist demnach nicht nur die branchen- und länderübergreifende Digitalisierung voranzutreiben, sondern auch die Transparenz für nationale und internationale Finanzbehörden zu erhöhen.

Wie ist eine E-Rechnung aufgebaut?

Die notwendige Transparenz kann logischerweise nur dann erreicht werden, wenn die E-Rechnung alle Informationen enthält, die für Rechnungsempfänger sowie die Finanzbehörden relevant sind. In Deutschland finden sich die erforderlichen Angaben im Umsatzsteuergesetz. Gemäß §14 UStG umfasst eine ordnungsgemäße Rechnung, zu der ab 2025 auch elektronische Rechnungen gehören, folgende Pflichtangaben:

• Name und Anschrift (Rechnungssteller und Rechnungsempfänger)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Ausstellungsdatum
• Rechnungsnummer
• Menge/Art der Lieferung bzw. Umfang/Art der sonstigen Leistung
• Gesamt-Bruttowert der Rechnung
• Steuerpflichtiger Nettowert der Lieferung
• Zeitpunkt der Lieferung (falls vom Rechnungsdatum abweichend)
• Entgelt nach Steuersatz inklusive vereinbarte Minderungen
• Hinweis auf Steuerbefreiung
• Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht
• Name des Geschäftsführers (nur für bestimmte Gesellschaftsformen auf Seite des Rechnungsstellers)
• Hinweis auf der Differenzbesteuerung
• „Gutschrift“-Vermerk, sofern der Kunde eine Rechnung auf den Namen des Verkäufers ausstellt

X-Rechnung vs. ZUGFerD – E-Rechnung-Standards in Deutschland

Der Rechnungssteller, im Gesundheitswesen also meistens der Lieferant oder Hersteller eines medizinischen Produkts, muss all diese Angaben in ein Rechnungsformat bringen, das der CEN-Norm EN 16931 entspricht. Hier muss Deutschland nicht erfinderisch werden, sondern kann auf zwei Formate zurückgreifen, die im Einklang mit der EU-Richtlinie stehen und sich bereits im B2G-Bereich bewährt haben: X-Rechnung und ZUGFerD.

Im Gegensatz zur X-Rechnung, die sich als Standard in der öffentlichen Verwaltung etabliert hat, kann das Datenformat bei einer ZUGFerD-Rechnung nicht nur von Maschinen, sondern auch von Menschen verarbeitet werden. Die Kernidee dieses hybriden Modells ist, dass neben einem XML-Datensatz auch eine lesbare Darstellung der Rechnung erstellt und übertragen wird. Während der XML-Teil einer E-Rechnung automatisiert in das ERP-System eingespeist wird, können Unternehmen, die noch nicht auf den elektronischen Datenaustausch setzen, den PDF-Teil der Rechnung auch weiterhin manuell verarbeiten.

Vorteile der E-Rechnung

Das volle Potenzial der E-Rechnung zeigt sich sicherlich bei vollautomatisierten Prozessen, aber auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sowie Krankenhäuser mit einer überschaubaren Anzahl an Betten profitieren von den Vorteilen elektronischer Rechnungen. Sie ersetzen nicht nur manuelle Aufgaben durch automatisierte Prozesse, sondern fördern auch die betriebliche und finanzielle Effizienz und minimieren das Risiko für Fehler.

Das Totschlagargument sind aber sicherlich die direkten und indirekten Kosteneinsparungen, die laut einer Billentis-Analyse immens sind. Demnach ist die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen bis zu 80% günstiger als die von Papierrechnungen, die Finanzabteilungen nicht nur Nerven, sondern Zeit und damit Geld kosten.

Warum die Einführung der E-Rechnung im Krankenhaus komplex ist

So einleuchtend die Vorteile, so komplex ist im Gesundheitswesen in vielen Fällen die praktische Umsetzung. Der Grund: Krankenhäuser arbeiten mit einer großen Anzahl an Herstellern und Lieferanten, die ihre Niederlassungen oftmals nicht in Deutschland haben. Neben den regulatorischen Anforderungen, die von Land zu Land unterschiedlich sind, wird vor allem die technische Anbindung Dutzender oder teils Hunderter Handelspartner zu einer Herausforderung, die die meisten Kliniken nicht ohne externe Unterstützung meistern können.

Lesen Sie in drei Wochen meinen nächsten Blog-Artikel, wenn Sie wissen wollen, warum die Einführung der elektronischen Rechnung für Krankenhäuser trotz aller Herausforderungen ein Segen ist.

Joanna Chelimala

Senior Product Manager e-Invoicing

Joanna Chelimala, Senior Product Manager e-Invoicing bei GHX Europe, ist eine ausgewiesene Expertin für das Thema Interoperabilität und die rechtskonforme E-Rechnung. Mit ihrem umfassenden Wissensschatz und ihrem fundierten Verständnis der Anforderungen im Gesundheitswesen verfolgt sie das Ziel, erstklassige Produkte und funktionale Erweiterungen zu entwickeln, die den Akteuren im Gesundheitswesen helfen, ihre Ziele zu erreichen.