ECLASS, EMDN, UDI & Co.: Warum die Dokumentation von Standards bei Medizinprodukten unabdingbar ist

• Adrian Bedö, Senior Product Manager Content Solutions

Von ECLASS und EMDN zur Klassifizierung über UDI und GTIN zur Identifizierung bis hin zu MDR-Zertifikaten als Gütesiegel: Es gibt kaum eine Branche, die so von Standards und gesetzlichen Regularien geprägt ist wie das Gesundheitswesen. Kliniken und andere Gesundheitsorganisationen sollten sich nicht nur wegen der Patientenversorgung an die Vorgaben halten, sie können dadurch auch ihre Prozesse optimieren – und so viel Geld einsparen.

Globale Standards und gesetzliche Regularien sind keine Themen, die in Volksmund als ungemein sexy gelten, im Gesundheitswesen können sie aber Leben retten. Das gleiche gilt damit für Daten, die ebendiese Standards und Regularien widerspiegeln und die tägliche Arbeit in Krankenhäusern einfacher machen sollen. Das Problem: Viele medizinischen Produkte waren und sind noch immer nur unzureichend gekennzeichnet – und das, obwohl sich die Gesetzeshüter dem Thema schon vor langer Zeit angenommen haben.

Werfen wir ein Blick auf einen konkreten Fall, um das Problem greifbarer zu machen: Vor knapp zehn Jahren flog der Skandal um den französischen Hersteller Poly Implant Prothèse (PIP) auf, der seine Brustimplantate ganz bewusst mit Industriesilikon befüllen ließ, um Geld zu sparen. In Frankreich waren mehr als 30.000 Frauen betroffen, in Deutschland sind es Schätzungen zufolge mehrere Tausend Fälle.

Genaue Zahlen sind nicht bekannt, ganz einfach, weil Brustimplantate bis dato in keinem Register zentral erfasst wurden. Dass das von PIP eingesetzte Industriesilikon womöglich Krebs verursacht, trug seinen Teil dazu bei, dass die Debatte um eine bessere Qualitätskontrolle für Medizinprodukte und deren Nachverfolgbarkeit endlich Fahrt aufnahm und es auf die Agenda der EU-Sitzungen schaffte.

Medical Device Directive regelt Risikoklassen von Medizinprodukten

Gänzlich neu ist das Thema natürlich nicht. Hersteller von Medizinprodukten müssen sich schon lange an gesetzliche Vorgaben halten. In Deutschland ist die Medical Device Directive (MDD) vom 14. Juni 1993 durch das Medizinproduktegesetz umgesetzt worden. Das Gesetz regelt, welche Voraussetzungen ein Medizinprodukt erfüllen muss, bevor es in den Verkehr gebracht wird. Welche das sind, hängt davon ab, welche Risiken vom Produkt ausgehen. Die Einordnung findet über Risikoklassen (I, IIa, IIb und III) statt und liegt in der Verantwortung der Hersteller, die sich von einer der etwa 50 Benannten Stellen eine CE-Zertifizierung ausstellen lassen müssen, um ihr Produkt auf den Markt zu bringen.

Nach dem Skandal um die Brustimplantate von Poly Implant Prothèse hat die EU eine strengere Gesetzgebung mit mehr Kontrollmöglichkeiten und mehr Dokumentationspflichten auf den Weg gebracht. Das Ergebnis ist die Medical Device Regulation (2017/745), die im Mai 2017 in Kraft getreten und als Verordnung für jedes Mitgliedsland bindend ist. Die Neuerungen betreffen vor allem folgende Bereiche:

• die Dokumentation von Daten
• die Zusammenarbeit mit Zulieferern
• die Zuordnung von Software in höhere Risikoklassen
• die Einführung der neuen Klasse Ir
• die Überwachung der Produkte nach der Markteinführung

Medical Device Regulation: Eudamed und UDI in den Startlöchern

Ebenfalls neu, aber noch nicht komplett umgesetzt ist das einheitliche System für die Kennzeichnung von Medizinprodukten, die Unique Device Identification (UDI). Die Idee dahinter ist denkbar einfach: Jedes Produkt trägt eine unverwechselbare Kennzeichnung, auf dem Produkt selbst und/oder auf der Verpackung. Der Vorteil: Weil bei einem Problem mit einem Implantat aus einer bestimmten Fertigungscharge sofort alle betroffenen Patienten ausfindig gemacht werden könnten, würde sich ein Fall wie der von Poly Implant Prothèse, bei dem die Suche nach betroffenen Patientinnen noch immer dauert, in diesem Ausmaß nicht wiederholen.

Die Heimat der riesigen Datenmengen bildet die Europäische Datenbank für Medizinprodukte (Eudamed). Die Datenbank soll die Marktüberwachung verstärken, indem einzelstaatliche Behörden stets Zugriff auf kritische Sicherheitsdaten für Medizinprodukte haben und so umgehend auf Risiken reagieren können, indem sie beispielsweise eine Rücknahme vom Markt anordnen – schnell, einfach und maximal transparent.

GS1-Standard: GTIN und GLN als Grundlage für einen reibungslosen Handel

Für effizientere Prozesse und mehr Transparenz steht auch der GS1-Standard, bestehend aus GTINs (Global Trade Item Numbers) für eine eindeutige Produktidentifikation und GLNs (Global Location Numbers) für eine eindeutige Lokalisierung von Unternehmen. Von der Beschaffung über die Logistik bis hin zum Verkauf – der GS1-Standard kommt nicht nur in unterschiedlichen Branchen zum Einsatz, sondern ist auch für mehrere Fachabteilungen in Unternehmen relevant. Weltweit setzen mehr als 2 Millionen Unternehmen auf den GS1-Standard, der von 115 nationalen GS1-Organisationen gefördert wird. Er bildet damit weltweit die Grundlage für einen reibungslosen Handel.

Ungemein wichtig ist dabei eine Strichfolge, die wahrscheinlich jeder kennt: der Barcode. Dabei handelt es sich um nichts anderes als die GTIN, einer 13-stelligen Nummer, mit der jeder Artikel, jedes Produkt oder jede Produktvariante weltweit überschneidungsfrei identifiziert werden kann. Über den Barcode, der als Zugriffsschlüssel auf hinterlegte Produktinformationen wie Bezeichnung, Gewicht oder Warengruppe dient, wird die GTIN maschinenlesbar und kann so ganz einfach per Scanner erfasst werden. Das macht im Krankenhaus nicht nur die Beschaffungsprozesse einfacher, sondern erleichtert auch die Bestandsverwaltung und den Wareneingang.

Klassifizierung nach ECLASS im deutschen Gesundheitswesen nicht wegzudenken

Zurück zur Medical Device Regulation, die ebenfalls einen Einfluss auf die praktische Arbeit in Gesundheitsorganisationen haben wird. Einerseits werden mit den Bestimmungen und den neuen Dokumentationspflichten vor allem die Hersteller von medizinischen Produkten in die Pflicht genommen, anderseits haben diese Änderungen auch Auswirkungen auf die Krankenhäuser. Sie nutzen Klassifizierungen und Zertifizierungen nicht nur bei der Artikelsuche, um benötigte medizinische Produkte schnell zu finden und zu bestellen, sondern auch als Merkmale in ihren ERP-Systemen.

Natürlich gibt es auch hier Standards, die sich im Laufe der Zeit durchgesetzt haben. Laut einer Umfrage der Sana Einkauf & Logistik GmbH setzen im deutschen Gesundheitswesen mehr als drei Viertel aller Kliniken auf ECLASS als Klassifizierungsmerkmal (77%), dahinter folgen das Universal Medical Device Nomenclature System (19 %) sowie der ebenfalls noch weit verbreitete Standard von Medical Columbus (7 %), der in unseren Lösungen nun als GHX Klassifizierung bzw. GHX Warengruppe gekennzeichnet ist.

Es steht außer Frage, dass ein führender Standard wie ECLASS nicht aus dem Gesundheitswesen wegzudenken ist, aber auch andere internationale Standards für die Einhaltung von Normen und Treiber für eine bessere Datenqualität werden zunehmend wichtiger. Im Bereich der Klassifizierungen und Gütesiegel ist davon auszugehen, dass sich auch die European Medical Device Nomenclature (EMDN) unter Berücksichtigung einer MDR-Zertifizierung mittelfristig etablieren wird.

Die regulatorischen Entwicklungen, die zweifelsfrei einen Einfluss auf das Gesundheitsökosystem haben werden, werfen bei unseren Kunden und Branchenvertretern für gewöhnlich vier Fragen auf, die ich abschließend gerne beantworten möchte.

1. Was bedeuten die neuen Regularien für Gesundheitsorganisationen?

Die regulatorischen Entwicklungen werden das Datenmanagement im Gesundheitswesen verändern. Neben den etablierten Standards wie ECLASS in Deutschland oder MiGel (Mittel und Gegenständeliste) in der Schweiz sollten Krankenhäuser auch die European Medical Device Nomenclature berücksichtigen, um die gesetzlichen Anforderungen gemäß der Medical Device Regulation einzuhalten. Die Informationen sollten nicht nur bei der Artikelsuche und der Bestellung von medizinischen Produkten herangezogen, sondern auch in den Krankenhaus-Informations-Systemen integriert werden, um die Einhaltung zu dokumentieren und eine Rückverfolgbarkeit von Fertigungschargen zu gewährleisten.

2. Wie behalten Gesundheitsorganisationen bei der Suche, der Bestellung und der Verwaltung medizinischer Produkte den Überblick?

Letztendlich können Krankenhäuser und anderen Gesundheitsorganisationen diese Herausforderungen nur meistern, wenn sie die Artikelsuche und -verwaltung über einen zentralen Datenpool vornehmen. Anstatt die Daten aus vielen unterschiedlichen Quellen zu beziehen und die Artikel- sowie Preisinformationen manuell in die eigenen Systeme zu übertragen, sollten Gesundheitsorganisationen auf eine Single Source of Truth setzen, die alle notwendigen Daten abbildet – von Produkt- und Preisinformationen über Herstellerspezifikationen bis hin zu Klassifizierungsattributen (ECLASS, GHX Klassifizierungen sowie GHX Warengruppen und EMDN) und Gütesiegeln (MDR-Zertifizierung).

3. Wie stellen Gesundheitsorganisationen sicher, dass sie auch wirklich nur mit Herstellern und Zulieferern arbeiten, die sich an die neuen gesetzlichen Vorschriften halten?

Wie oben beschrieben, kommen Krankenhäuser, Pflegeheime und medizinische Service-Dienstleister an einer zentralen Lösung für das Data Sourcing und das Data Management nicht vorbei. Dabei sollten sie auf einen Anbieter setzen, der ein Netzwerk aus Gesundheitsorganisationen und den großen europäischen Herstellern und Lieferanten aufgebaut hat und nur Handelspartner akzeptiert, die sich an die Vorschriften halten. Im besten Fall ist der Dienstleister als "GS1 Solution Provider" gekennzeichnet und verfügt über eine ausgewiesene Expertise im Bereich der Datenbereinigung und -anreicherung, um eine hohe Datenqualität zu gewährleisten – idealerweise mit einer Echtzeit-Prüfung der Stammdaten bei jeder Bestellung.

4. Wie reagiert GHX auf die neuen Anforderungen?

Der GHX Masterkatalog gilt seit Jahren als Status Quo für Artikeldaten im Gesundheitswesen. Mit den Änderungen hinsichtlich der gesetzlichen Vorgaben und der daraus abgeleiteten Standards haben wir mit Hochdruck daran gearbeitet, unser Katalog-Template zu aktualisieren. Natürlich müssen Hersteller und Lieferanten weiterhin die hohen Qualitätsansprüche von GHX erfüllen. Detaillierte Produktinformationen für eine entsprechende Datentiefe sollten ebenso bereitgestellt werden wie die gängigen Klassifizierungen (bspw. ECLASS) und Gütesiegel, die eine Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben dokumentieren. Und dazu gehören bald auch MDR-Zertifikate sowie Eudamed-Informationen.

Verbesserte Patientenversorgung und geringere Prozesskosten

Die Berücksichtigung von Regularien und Standards ist viel mehr als nur reine Formsache. Halten sich Hersteller und Lieferanten, aber auch Krankenhäuser an die globalen Anforderungen, verbessert sich langfristig auch die Patientenversorgung. Einkäufer und klinische Fachkräfte gewinnen Zeit für ihre Kernaufgaben, weil Tätigkeiten wie das Anreichern von Stammdaten oder das Korrigieren von falschen Bestellungen entfallen.

Die Krankenhäuser, die ihren zentralen Datenpool zusätzlich an ihre Warenwirtschaft anbinden und so einen nahtlosen Datenfluss ermöglichen, legen die Grundlage für optimierte Beschaffungsprozesse. Sie automatisieren ihre Lieferkette, senken damit nachhaltig ihre Prozesskosten und werden langfristig mehr Zeit und Geld in das primäre Ziel investieren können: das Wohl der Patienten zu sichern.

Adrian Bedö

Senior Product Manager Content Solutions

Adrian Bedö, Senior Product Manager Content Solutions bei GHX Europe, ist ein ausgewiesener Produktmanagement-Experte mit mehr als 12 Jahren Erfahrung in der B2B-Software-Branche. Mit seinem Fachwissen, das er aus seiner langjährigen Vergangenheit im Management von End-to-End-Produktlebenszyklen für Software as a Service (SaaS)-Lösungen zieht, konzentriert sich Adrian Bedö auf die Entwicklung und Bereitstellung hochwertiger Technologien für das Content Management und die Stammdatenpflege im Gesundheitswesen.